Er zijn verschillende stappen en strategische keuzes nodig om een slim informatievoorzieningsprogramma op te zetten dat door AI wordt aangedreven. Hieronder een overzicht met concrete stappen en aandachtspunten:
- Doelstellingen en strategie bepalen
- Definieer de toegevoegde waarde: Breng in kaart welke informatiestromen essentieel zijn voor uw organisatie. Wilt u interne processen versnellen, besluitvorming verbeteren, of juist de klantgerichte communicatie optimaliseren?
- Stakeholderbetrokkenheid: Betrek medewerkers en beslissers bij het formuleren van de doelstellingen. Dit helpt bij het creëren van draagvlak en het opzetten van een programma dat aansluit bij de dagelijkse praktijk en de strategische doelen A.
- Inventarisatie van bestaande databronnen en systemen
- Datacatalogus opstellen: Analyseer alle interne documenten, rapportages, multimedia-archieven en andere bronnen. Identificeer welke informatie relevant is, hoe deze gestructureerd is en welke data gevoelig of openbaar is.
- Integratiemogelijkheden: Bepaal hoe bestaande systemen (zoals ERP-systemen, SharePoint, CRM’s) gekoppeld kunnen worden met de nieuwe AI-oplossing om een volledige en uniforme databasis te creëren A.
- Kiezen van een veilig en schaalbaar AI-platform
- Veiligheid en compliance: Kies voor een intern beheerde AI-oplossing die voldoet aan de veiligheidsnormen en de GDPR-regelgeving. Overweeg bijvoorbeeld de implementatie in een beveiligde cloudomgeving (zoals Microsoft Azure) om gevoelige bedrijfsdata binnen een gecontroleerde omgeving te houden B.
- Voorbeeldoplossingen: Onderzoek platforms zoals AILIR, dat is ontworpen om bedrijfsinformatie veilig toegankelijk te maken en samen te koppelen met interne systemen C.
- Integratie van AI-maskin learning en automatisering
- Automatische data-analyse: Implementeer AI-modellen die Natural Language Processing (NLP) gebruiken voor semantische zoekfuncties, zodat medewerkers snel de juiste informatie kunnen vinden.
- Generatieve AI en dashboarding: Gebruik generatieve AI om onder meer samenvattingen te creëren en complexe vragen te beantwoorden. Denk aan oplossingen zoals het MAAT-systeem, waarbij data (tekst, audio, video) automatisch geïndexeerd en doorzocht kan worden met bronverificatie B.
- Naadloze integratie: Koppel de AI-tools met bestaande workflows en applicaties, zoals Office365 of SharePoint, zodat medewerkers informatie direct beschikbaar is in hun dagelijkse werkflow C.
- Training en adoptie binnen de organisatie
- Medewerkerstraining: Organiseer trainingen en workshops zodat medewerkers vertrouwd raken met de nieuwe AI-tools.
- Iteratieve verbetering: Verzamel feedback en pas de systemen regelmatig aan, zodat de tools blijven voldoen aan de veranderende wensen en eisen van de organisatie.
- Monitoring en continue optimalisatie
- Prestatie- en gebruiksanalyse: Monitor het gebruik en de effectiviteit van de AI-oplossingen en stel waar nodig bij.
- Beveiligingsaudits en updates: Zorg voor regelmatige evaluaties van de veiligheidsprotocollen en pas deze aan om te voldoen aan interne en externe richtlijnen A.
Door deze stappen te volgen, creëert u een stevig fundament voor een slim informatievoorzieningsprogramma. Dit zorgt niet alleen voor efficiëntere werkprocessen en beter onderbouwde besluiten, maar versterkt ook de concurrentiepositie doordat medewerkers snel en gericht de juiste informatie kunnen vinden.
Als vervolg zou u kunnen onderzoeken hoe deze AI-oplossingen naast interne databronnen ook externe informatie (bijvoorbeeld via RSS-feeds) kunnen integreren om real-time inzichten te bieden. Ook kan gedacht worden aan verdere personalisatie van dashboards en rapportages op basis van gebruikersgedrag en vraagpatronen.